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🇻🇳 越南代表处设立与运营的关键合规义务
对于希望探索越南市场并建立业务的外国企业而言，设立代表处提供了一个战略性的切入点。然而，越南代表处的运营框架独特且受到严格监管，其重点在于联络、市场调研和推广，而非直接的盈利活动。理解并严格遵守持续的合规义务对于维持合法运营、降低风险以及确保代表处的长期生存能力至关重要。
🔑 本指南核心要点：
- 代表处职能仅限联络、市场调研和推广，严禁盈利活动。
- 严格遵守税务合规，包括个人所得税(PIT)、营业执照税(BLT)和外国承包商税(FCT)。
- 履行劳动法和保险义务，涵盖劳动登记、社会保险、医疗保险、失业保险以及外籍人士工作许可。
- 按时向相关政府部门提交年度活动报告、财务报告和税务统计报告。
- 不合规可能导致行政罚款、执照暂停或吊销、无法运营以及声誉损害。
💡 理解代表处的性质与限制
管理代表处的基本原则是禁止其从事直接商业交易和产生收入。其被允许的职能仅限于：
- 联络活动： 作为母公司与越南实体之间的沟通渠道。
- 市场调研： 收集市场趋势、潜在商业机会和消费者行为的信息。
- 推广活动： 介绍和推广母公司的产品和服务。
- 支持母公司： 为在越南的项目或业务关系提供技术和财务支持。
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重要提示：严禁盈利活动
至关重要的是，代表处不能签订商品或服务销售合同，不能开具商业交易发票，不能直接进出口商品进行贸易，也不能从事任何在越南境内产生利润的活动。任何偏离这些限制的行为都可能导致严厉的处罚，包括罚款和执照吊销。
💰 代表处的税务合规义务
尽管代表处由于其非盈利性质，通常免征企业所得税（CIT）和营业收入增值税（VAT），但它们仍有特定的税务相关责任：
- 个人所得税（PIT）： 代表处有义务为其所有员工，包括越南国民和外国外籍人士，注册个人所得税代码。这包括每月或每季度准确计算、代扣代缴个人所得税给税务机关，随后进行年度个人所得税汇算清缴。不遵守个人所得税规定可能导致雇主和员工均受处罚，并可能使外国员工的工作许可续签变得复杂。
- 营业执照税（BLT）： 一种固定的年度税费，通常被称为特许经营税或营业执照税，所有在越南经营的企业，包括代表处，都必须缴纳。税额根据注册资本或年度运营预算确定。
- 进项增值税与外国承包商税（FCT）： 尽管代表处不产生销项增值税，因此不能抵扣进项增值税，但它们仍必须核算其运营费用（如办公室租金、水电费和用品）中产生的增值税。此外，如果代表处聘请外国实体提供在越南使用的服务（例如，来自国外的IT服务、咨询），它可能需要代扣代缴外国承包商税（FCT）。
👨👩👧👦 劳动法和保险合规
遵守越南的劳动法对于有效和合法地管理劳动力至关重要：
- 劳动登记与合同： 代表处必须作为雇主在当地劳动、荣军和社会事务部（DOLISA）进行登记。所有雇佣关系必须通过书面劳动合同正式化，并符合《劳动法》关于工作时间、工资、休假和终止雇佣的规定。
- 社会、医疗和失业保险： 代表处必须为其越南员工缴纳越南的社会保险、医疗保险和失业保险。这些缴款通常是员工工资的百分比，并每月支付给社会保险机构。
- 外籍人士的工作许可和临时居留卡： 在越南工作的外国公民，包括代表处负责人和任何外籍员工，都需要由相关部门签发的工作许可。随后，他们可能有资格获得临时居留卡（TRC）以便长期居留。获取和续签这些文件的过程复杂，需要仔细的文档准备和及时申请。使用未经许可的外国劳工可能导致巨额罚款、驱逐出境和列入黑名单。
📊 定期报告和行政要求
通过及时报告与监管机构保持透明度是一项关键的持续义务：
- 年度活动报告： 每年一月底前，代表处必须向其获得许可的省级工业和贸易部（DOIT）提交年度活动报告。该报告详细说明了代表处在前一年的运营、成就以及对许可范围的遵守情况。
- 财务报告： 尽管代表处不产生收入，但它们必须妥善保管其费用和母公司汇入资金的会计记录。根据当地法规和具体情况，它们可能需要提交简化的财务报表或运营预算报告。
- 税务和统计报告： 代表处需要根据统计总局的规定提交定期税务申报（例如，增值税、适用时的FCT）和统计报告。
- 银行账户管理： 代表处必须使用专门用于其运营的银行账户进行操作，这些账户通常由母公司汇款提供资金。所有交易都必须妥善记录并报告给相关银行机构。
🔄 执照续期程序
代表处的设立执照有有效期，通常为五年。务必在其到期日之前充分提前启动续期程序。这包括提交申请以及更新文件，以证明持续合规和母公司在越南维持代表处运营的持续意图。
🚨 不合规的后果
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未能履行这些持续的合规义务可能导致严重的后果：
- 行政罚款： 因逾期提交、申报不准确或违反运营范围而产生的金钱处罚。
- 执照暂停或吊销： 最严重的后果，导致代表处被迫关闭。
- 无法运营： 难以进行必要的行政事务，例如开设银行账户或续签员工工作许可。
- 声誉损害： 对母公司在越南的声誉和未来投资前景产生负面影响。
- 法律纠纷： 因不遵守劳动法或税收法规而可能产生的法律挑战。
通过积极理解并认真履行这些关键的合规义务，外国企业可以确保其代表处在越南顺利、合法、有效地运营，成为其业务在越南扩张的战略支柱。
🤝 强烈建议： 聘请当地的法律和会计专业人士，以应对越南法规的复杂性并确保持续合规。